Synergia, która się opłaca. Jak współpraca z ROT, LOT i Convention Bureaux buduje zyski w turystyce?

Współpraca pomiędzy Regionalnymi Organizacjami Turystycznymi (ROT‑ami), Lokalnymi Organizacjami Turystycznymi (LOT‑ami), Convention Bureaux oraz organizacjami pozarządowymi w branży turystycznej jest nie tylko sensowna, ale fundamentalna dla zrównoważonego wzrostu całego sektora. Synergia między samorządami, biznesem i instytucjami pozarządowymi umożliwia budowanie spójnych, konkurencyjnych produktów turystycznych oraz wspólne działania promocyjne, które realnie zwiększają ruch turystów zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Takie partnerstwa stanowią efektywny sposób na wspieranie przedsiębiorców, od małych biur podróży po dużych organizatorów, a także na wzmocnienie pozycji destynacji na międzynarodowych rynkach turystyki biznesowej (MICE) i wypoczynkowej.

System POT‑ROT‑LOT jako platforma integracji biznesu i samorządów

Polskie struktury turystyczne – oparte na modelu Polskiej Organizacji Turystycznej (POT) wspierającej Regionalne i Lokalne Organizacje Turystyczne – zostały zaprojektowane jako platformy współpracy wielosektorowej. Każdy szczebel tego systemu ma jasno zdefiniowane zadania: od promowania regionów i tworzenia spójnych produktów turystycznych, przez opiniowanie inwestycji, po edukowanie kadr branży. Odbywające się wydarzenia takie jak Forum POT‑ROT‑LOT w Cedzynie, potwierdzają, że kluczowe dla dalszego rozwoju turystyki w Polsce jest „wspólne planowanie działań i wymiana doświadczeń” pomiędzy wszystkimi szczeblami systemu. W praktyce oznacza to m.in. wspólne kampanie promocyjne, projekty produktowe, lepsze wykorzystanie danych rynkowych oraz szybką reakcję na trendy turystyki regeneracyjnej, zdrowotnej czy opartej na zrównoważonym rozwoju.

Turystyczna Organizacja Otwarta, jako jedna z kluczowych organizacji pozarządowych w systemie, kieruje swoje projekty nie tylko do przedsiębiorców biznesu turystycznego, ale również do pracowników podmiotów samorządowych. Takie podejście wynika z głębokiego przekonania, że lepsze zrozumienie interesów obu stron – administracji publicznej i przedsiębiorstw – bezpośrednio wpływa na poprawę komunikacji, realizacją wspólnych celów oraz większą efektywność wspólnych działań promocyjnych. Projekty szkoleniowe Turystycznej Organizacji Otwartej, takie jak cykl bezpłatnych warsztatów „Turystyka bez barier – 2025″ realizowane na zlecenie Ministerstwa Sportu i Turystyki, są adresowane zarówno do pracowników branży turystycznej (biur podróży, hoteli, przewoźników, pilotów, animatorów ect.), jak i do przedstawicieli instytucji publicznych i samorządowych (JST i organizacji pozarządowych). Taki holistyczny model szkoleniowy buduje wspólną świadomość o barierach, możliwościach i szansach biznesowych, co bezpośrednio przyczynia się do wyższej jakości usług turystycznych i lepszego ich dostosowania do potrzeb rynku.

Rola małych i średnich przedsiębiorców w budowaniu produktu turystycznego

Na małych i średnich przedsiębiorstwach turystycznych opiera się tworzenie regionalnych i lokalnych produktów turystycznych. Pojedyncze atrakcje prowadzone przez lokalnych przedsiębiorców – restauracje tradycyjnej kuchni, muzea tematyczne, gospodarstwa agroturystyczne, miejsca rekreacji aktywnej – stanowią składniki mozaiki oferty, którą następnie promują i opakowują w zgrabną całość duże organizacje turystyczne, biura convention oraz systemy LOT/ROT. Bez wkładu małych i średnich podmiotów turystycznychnie byłoby czym promować danego miejsca na scenie krajowej i międzynarodowej, a zatem bez nich żaden region nie ma szans na konkurencyjność na rynku turystyki.

Polska Organizacja Turystyczna (POT) od ponad dwóch dekad przyznaje prestiżowe Certyfikaty POTv – „turystyczne Oscary” – dla najlepszych produktów turystycznych kraju.W konkursie mogą brać udział zarówno duże obiekty (centra nauki, twierdze historyczne), jak i małe, niszowe atrakcje (restauracje z tradycyjnym rzemiosłem, muzea etnograficzne prowadzone przez społeczności lokalne). W praktyce to oznacza, że właśnie te małe i średnie przedsiębiorstwa – restauracje, producenci rzemiosła, hotele boutique – otrzymując Certyfikat POT lub uczestnicząc w programach promocyjnych organizacji turystycznych, zyskują dostęp do znacznie większej liczby turystów zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Dzięki rekomendacji regionalnych i lokalnych organizacji turystycznych, takie obiekty odkrywają zarówno krajowi turyści, jak i przyjezdni z zagranicy.

Konkretnym przykładem są zwycięzcy konkursu na Najlepszy Produkt Turystyczny Wojewódzkiego z ostatnich lat: Festiwal Szekspirowski w Gdańsku, Muzeum Piernika w Toruniu (obok którego powstał cały szlak kulinarny), Kaszubski Park Etnograficzny we Wdzydzach, czy rodzinne pikniki czy jarmarki w malowniczych miasteczkach. Wszystkie te produkty zbudowane są na bazie małych i średnich przedsiębiorstw – przewodników, pracowników muzealnych, restauracji ect. – których praca i zaangażowanie stanowią fundament atrakcyjności regionu.

Convention Bureau – specjaliści od turystyki biznesowej i międzynarodowych konferencji

Convention Bureau to wyspecjalizowane biura spotkań promujące daną destynację jako miejsce dla międzynarodowych kongresów, konferencji i dużych eventów. W Polsce sieć Convention Bureau – zarówno ogólnokrajowe (Poland Convention Bureau POT), jak i regionalne (np. Mazovia Convention Bureau, Convention Bureau w Wrocławiu, Gdańsku czy innych miastach) – działają na zasadzie partnerstwa pomiędzy samorządami, biznesem hotelowym, agencjami eventowymi i organizacjami branżowymi.

Współpraca Convention Bureau z samorządami i partnerami instytucjonalnymi jest kluczowa, bo umożliwia pozyskanie dużych międzynarodowych konferencji, które generują znaczące wpływy finansowe dla miast, hoteli, agencji DMC (Destination Management Companies) oraz całego ekosystemu małych dostawców usług (transportu, gastronomii, usług eventowych). Materiały strategiczne Mazovia Convention Bureau na lata 2026–2030, przygotowywane we współpracy z samorządami mazowieckimi, pokazują, że budowanie konkurencyjnej oferty konferencyjnej wymaga skoordynowanych działań administracji, biur convention, organizacji branżowych i NGO. To podejście przekłada się na konkretne kontrakty dla hoteli, PCO (Professional Congress Organizers), agencji eventowych, transportu i innych firm zrzeszonych w organizacjach branżowych – szczególnie dla małych i średnich operatorów, którzy współtworzą usługę konferencyjną.

Korzyści biznesowe dla przedsiębiorców zrzeszonych w organizacjach

Polska turystyka w 2025 roku wykazuje dynamiczny wzrost, który w pierwszej połowie roku i trzech kwartałach przyniósł wzrost liczby turystów zagranicznych i krajowych o 10,2% (+2,65 mln turystów) w stosunku do roku poprzedniego, przy czym noclegów udzielonych było 7,3% więcej (+prawie 5 mln noclegów). W takim otoczeniu przynależność do ROT/LOT, uczestnictwo w projektach POT‑ROT‑LOT czy współpraca z Convention Bureaustanowią dla przedsiębiorców „realną przewagę konkurencyjną”.

Konkretne korzyści biznesowe dla firm zrzeszonych w organizacjach turystycznych obejmują:

Wspólne stoiska na targach turystycznych (m.in. na międzynarodowych targach jak ITTF czy Travel Market) – członkowie TOO/MOT/ROT/LOT mogą uczestniczyć w znacznie niższych kosztach, udzielając się w wspólnych ekspozycjach;

Udziału w kampaniach promocyjnych regionu finansowanych ze środków publicznych, co znacznie zwiększa widzialność oferty poszczególnych firm;

Dostęp do programów wsparcia i szkoleń – takich jak cykl „Turystyka bez barier – 2025″, w którym mogą brać udział pracownicy firm z branży turystycznej i eventowej (szkolenia są bezpłatne); czy też szkolenia ze zmieniających się przepisów księgowych lub legislacyjnych

Wpływ na kształt regulacji i dialogu z administracją publiczną – organizacje branżowe reprezentują interesy małych i średnich przedsiębiorców w dyskusjach o nowych przepisach, podatkach czy programach wsparcia;

Realny wzrost liczby klientów – dzięki certyfikatom POT, udziałowi w study tourach dla organizatorów turystyki czy rekomendacjom w materiałach promocyjnych regionów.

Badania i analizy rekomendacyjne (m.in. XI Gremium Ekspertów Turystyki) podkreślają, że lepsza koordynacja JST – ROT – LOT i NGO oraz budowanie modeli zwiększania aktywności tych podmiotów są warunkami niezbędnymi dla wzrostu konkurencyjności MŚP w turystyce. Wzmocnienie współpracy oznacza zatem wzmocnienie biznesu poszczególnych firm.

Międzynarodowe partnerstwa – przykład studia turystycznego Czeskiej Organizacji Turystycznej dla polskich organizatorów

Partnerstwa transgraniczne pomiędzy organizacjami turystycznymi krajów sąsiednich to doskonały przykład, jak współpraca na szczeblu strategicznym bezpośrednio przenosi się na wzrost liczby turystów i sprzedaży. Współpraca między Czechami a Polską w turystyce jest jedną z najaktywniejszych w Europie Środkowej, szczególnie biorąc pod uwagę rosnący napływ czeskich turystów do Polski – w 2024 roku Polskę odwiedziło około 410 tys. Czechów, a prognozuje się, że liczba ta będzie rosnąć w kolejnych latach.

W 2025 roku Czeska Organizacja Turystyczna (Czech Tourism) – w ścisłej współpracy z Turystyczną Organizacją Otwartą zorganizowała study tour (podróż studyjną) dla polskich organizatorów turystyki. Study tour, znane również jako FAM tripy (Familiarization Trips), to wyjazdy edukacyjne dla turoperatorów, agentów turystycznych i pracowników branży, mające na celu zapoznanie ich z ofertą danego regionu czy kraju w celu później promowania i sprzedawania pakietów turystycznych swoim klientom.

Logika takiej współpracy jest prosta: jeśli polski touroperator pozna osobiście ofertę czeskich regionów, będzie ją lepiej promować swoim klientom. Istotne przy takich działaniach jest właściwe i rozsądne dobranie organizatorów turystyki – to nie jest wyjazd na wakacje to bardzo intensywne poznawanie w pigułce lokalnych atrakcji, restauracji, hoteli. Czasem po kilka dziennie z każdego rodzaju. 

Wzmocnienie relacji między organizatorami, a przedstawicielami regionów

Kluczowa rola takich partnerstw międzynarodowych to wzmocnienie komunikacji i zaufania między organizatorami turystyki, a władzami i promocją regionów. Gdy polski turoperatorspotyka się twarzą w twarz z przedstawicielem regionu, dyrektorem regionalnej organizacji turystycznej czy właścicielami lokalnych atrakcji, następuje naturalna wymiana informacji, zrozumienia potrzeb rynku i wspólnego planowania wspólnych projektów. Ta relacja zaowocuje wtedy nową ofertą, lepiej dopasowaną do oczekiwań turystów z danego kraju.

Wzmocnienie relacji pomiędzy organizatorami a przedstawicielami regionów (samorządami, LOT/ROT, biznesem lokalnym) prowadzi do poprawy jakości oferty turystycznej, bardziej odpowiadającej oczekiwaniom międzynarodowych rynków turystyki.

Podsumowanie – wspólny interes

Współpraca samorządów (ROT, LOT), Convention Bureau i organizacji pozarządowych (NGO) w branży turystycznej to nie „miłe dodatek” do biznesu, lecz warunek skalowania i dostępu do wzrostu dla przedsiębiorców. Bez takiego systemu wsparcia, promocji i współpracy trudno byłoby małym i średnim firmom turystycznym konkurować, a regiony byłyby mniej widoczne na międzynarodowych rynkach.

Na szczeblu krajowym, wspólne działania POT‑ROT‑LOT – kampanie, produkty, szkolenia, certyfikaty – zwiększają widoczność firm, ułatwiają dostęp do nowych klientów i obniżają jednostkowe koszty promocji dla każdej firmy. Na szczeblu międzynarodowym, partnerstwa takie jak współpraca polsko‑czeska czy inne studia turystyczne tworzą mosty pomiędzy rynkami turystów, pozwalając na realny wzrost liczby przyjazdów i dywersyfikację dochodów przedsiębiorców. Takie partnerstwa pokazują również, że lepsze zrozumienie potrzeb pracowników samorządów, organizatorów biznesu i instytucji pozarządowych przyczynia się do bardziej efektywnych działań promocyjnych i lepszego wspierania rodzimego biznesu turystycznego.